نویسندگان محترم، مراحل مختلف ثبت آثار علمی (کتب) در سامانه کتاب اداره انتشارات دانشگاه شاهد به شرح ذیل می‌باشد:
1- ثبت نام و ایجاد حساب کاربری در سامانه (ارسال آثاری که به صورت گروهی تدوین شده‌اند فقط توسط نویسنده مسئول انجام می‌شود)؛
2- ورود به سامانه با نام کاربری یا ایمیل و رمز ارسال شده از طریق سامانه؛
3- ورود به بخش ارسال و پیگیری آثار در حساب کاربری نویسنده مسئول؛
4- ورد به بخش ثبت عنوان جدید در حساب کاربری نویسنده مسئول؛
5- پیگیری فرایند تدوین اثر از طریق سامانه و حساب کاربری نویسنده مسئول.
- لطفاً در صورت بروز هر گونه مشکل در ثبت نام یا ثبت اثر، مشکلات احتمالی را به آدرس ایمیل ketab@shahed.ac.ir ارسال نمایید.
فرایندهای مختلف قبل از چاپ
فرایند آماده‌سازی کتاب (آثار) برای چاپ به شرح زیر می‌باشد:
نکته: مراحل ویراستاری ادبی، صفحه‌آرایی و طراحی جلد می‌تواند هم توسط اداره انتشارات انجام گیرد و یا هم توسط نویسنده محترم با تایید اداره انتشارات صورت پذیرد.
1- بررسی اثر: بررسی اولیه روی فایل ارسالی نویسنده توسط کارشناس اداره انتشارات انجام می‌شود تا مشخص شود فایل مذکور ایراد و اشکالی از نظر نرم‌افزاری نداشته و قابل خواندن و ویرایش باشد.
2- ویراستاری ادبی: مرحله ویراستاری ادبی با صرف هزینه توسط اداره انتشارات انجام می‌شود. اما نویسندگانی که قبل از ارسال فایل اثر خودشان تمایل داشته باشند تا فایل به صورت ویراستاری شده به این اداره ارسال نمایند، برای تسریع کار می‌توانند از نرم‌افزار ویراستیار استفاده کنند. ویراستیار نرم‌افزاری برای ویرایش و بررسی دقیق متن‌های فارسی است که به‌صورت یک افزونه رایگان به نرم‌افزار ورد اضافه می‌شود. شیوه ویراستاری این نرم‌افزار از شیوه‌نامه خط فارسی مصوب فرهنگستان زبان و ادب فارسی تبعیت می‌کند. برای دانلود نرم‌افزار ویراستیار 3/5 به آدرس اینترنتی https://virastyar.ir مراجعه کنید. بعد از نصب، این نرم‌افزار به‌صورت یک سربرگ اصلی در بالای صفحه ورد ظاهر می‌شود. البته این نرم‌افزار تا وردهای 2007، 2010 و 2013 را پشتیبانی می‌کند؛ به‌صورت زیر:
بخش‌های مختلف این نرم‌افزار را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد: 1. پیش‌پردازش و پردازش؛ 2. تبدیل؛ 3. تنظیمات.
نکته: توصیه می‌شود که از قسمت پردازش که شامل ویراستاری و نشانه‌گذاری است استفاده کنید؛ زیرا هر تغییر در متن با تائید شما انجام می‌گیرد.
ارجاع‌دهی منابع: بر اساس تصمیم اداره انتشارات درباره کتب غیر ترجمه‌ای، روش استناد منابع (کتابنامه) در کتب ارسالی برای چاپ، برای دانشکده‌ها به شرح ذیل می‌باشد:
| ردیف | نام دانشکده | روش استناد |
| 1 | علوم انسانی و هنر | APA |
| 2 | کشاورزی | هاروارد |
| 3 | علوم پایه (ریاضی، علوم کامپیوتر و فیزیک) | IEEE |
| 4 | فنی و مهندسی | IEEE یا هاروارد |
| 5 | علوم پایه (ژنتیک، زیست‌شناسی سلولی- مولکولی، بیوتکنولوژی، میکروبیولوژی، فیزیولوژی گیاهی و جانوری) | ونکوور |
| 6 | پرستاری و مامایی، پزشکی و دندانپزشکی | ونکوور |
3- صفحه‌آرایی: مرحله صفحه‌آرایی توسط اداره انتشارات صورت می‌گیرد. ترتیب بخش‌های مختلف کتاب و شماره‌گذاری صفحات بعد از صفحه‌آرایی به صورت زیر است:
| 1- صفحات بدون شماره |
|
| 2- صفحات با شماره به‌صورت حروف ابجد (الف، ب، ج، د و ....) |
|
| 3- صفحات با شماره به‌صورت اعداد |
|
4- اخذ مجوزها: اداره انتشارات بعد از مرحله صفحه‌آرایی و مشخص شدن تعداد دقیق صفحات کتاب، از وبسایت شابک برای کتاب موردنظر شابک اخذ نموده و در مرحله بعدی در پورتال جامع اداره کتاب وزرات فرهنگ و ارشاد اسلامی اقدام به ثبت مشخصات کتاب برای دریافت مجوز فیپا و مجوز ارشاد می‌نماید.
5- طراحی جلد: با ارسال تصاویر پیشنهادی نویسندگان محترم، طراحی جلد توسط اداره انتشارت انجام می‌شود. در صورت تمایل نویسنده، مشارالیه می‌تواند با هزینه شخصی، طراحی جلد را برون‌سپاری کند. در این وضعیت، باید اصول طراحی موردنظر اداره انتشارت مد نظر قرار گیرد.
6- نشر الکترونیک: با توجه به نیاز روز مخاطبین، اداره انتشارات کتب منتشره خود را با انعقاد قرارداد با دو نشر الکترونیک فیدیبو و طاقچه، به صورت الکترونیکی عرضه می‌کند.
7- چاپ کتاب: پس از دریافت مجوزهای مربوطه قبل از چاپ کتاب در مرحله قبلی، این اداره پس از تعیین قیمت اولیه از چاپخانه و همچنین تعیین قیمت پشت جلد کتاب، فایل اصلی کتاب به همراه طرح جلد را با تعداد تیراژ مدنظر جهت چاپ به چاپخانه ارسال می‌کند.